Bạn có bao giờ thấy bối rối khi người ta nhắc đến 'thuê kho' với 'hệ thống kho trực tuyến' và 'fulfillment' rằng đó là cùng một chuyện hay là những chuyện khác nhau không? Nhiều cửa hàng bán online quyết định sai ngay từ đầu, vì hiểu rằng cả ba thứ này giống nhau, cuối cùng trả tiền thuê mặt bằng chật cả kho nhưng vẫn phải ngồi tự đóng gói hàng mỗi tối.
Nếu bạn đang tìm câu trả lời về thuê kho hàng vs fulfillment nên chọn hình thức nào, bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng từng hình thức một.
Vấn đề: 'Có chỗ để hàng' không đồng nghĩa với 'hàng được gửi đến tay khách'
Gốc rễ của sự nhầm lẫn nằm ở đây. Nhiều người bán nghĩ rằng vấn đề tồn kho tràn nhà có thể giải quyết bằng cách tìm thêm chỗ để hàng, nhưng thực tế công việc hậu cần của một cửa hàng online có 3 tầng tách biệt rõ ràng.
- Tầng 1 không gian lưu trữ bạn có chỗ để đặt các thùng hàng không
- Tầng 2 khả năng nhìn thấy tồn kho bạn có biết hiện tại SKU nào còn bao nhiêu cái không
- Tầng 3 lấy hàng - đóng gói - gửi đi ai là người đem hàng ra giao cho đơn vị vận chuyển
Cả ba hình thức mà chúng ta sẽ nói đến đều đáp ứng những tầng khác nhau. Hãy cùng xem từng cái một nhé.
1. Thuê kho hàng (Warehouse Rental): Bạn có được 'mặt bằng' nhưng công việc vẫn là của bạn
Thuê kho là việc trả tiền thuê không gian trống theo diện tích mét vuông hoặc số lượng pallet. Bạn có được bốn bức tường và mái nhà, phần còn lại bạn tự quản lý.
Nghĩa là bạn phải tự thuê nhân viên, tự mua kệ, tự tìm hệ thống kiểm tra tồn kho, và khi có 200 đơn hàng đổ vào trong một đêm, bạn và đội của mình cũng phải tự chạy đi lấy hàng đóng gói.
Phù hợp với ai: Cửa hàng đã có sẵn đội ngũ của riêng mình, có khối lượng đơn rất cao và ổn định, muốn kiểm soát mọi công đoạn, ví dụ như cửa hàng bán nội thất cỡ lớn cần xử lý đặc biệt.
2. Hệ thống kho trực tuyến (Online Inventory System): Bạn có được 'dữ liệu' nhưng không có nhân lực
Cái này mọi người hay nhầm lẫn nhất, vì từ 'kho trực tuyến' nghe có vẻ như có hàng thật, nhưng thực ra nó là phần mềm quản lý tồn kho, không phải là địa điểm.
Hệ thống này giúp bạn nhìn thấy con số trên màn hình rằng SKU-A001 còn 45 cái, phân bổ ở đâu, tự động trừ tồn kho khi có người đặt, và cảnh báo khi hàng sắp hết, kết nối với nhiều nền tảng (Shopee/Lazada/TikTok) tại một nơi.
Nhưng nhấn mạnh rằng, hệ thống không lấy hàng hay đóng gói hàng cho bạn, nó chỉ 'nói lên sự thật' về các con số. Nếu hàng thật nằm trong phòng ngủ của bạn thì người phải bước đến lấy vẫn là bạn thôi.
Phù hợp với ai: Cửa hàng bán nhiều kênh khiến tồn kho bị đụng nhau (bán cùng một món trên hai nền tảng đến mức bán vượt), muốn dữ liệu chính xác trước khi mở rộng.
3. Fulfillment: Bạn gửi hàng vào, rồi kết thúc toàn bộ công việc hậu cần
Fulfillment là hình thức 'trọn gói' nhất, vì bao gồm cả mặt bằng, hệ thống và nhân lực trong một dịch vụ duy nhất. Bạn chỉ cần gửi tồn kho vào kho của nhà cung cấp dịch vụ, sau đó mọi thứ tự vận hành theo như sau.
- Nhập hàng (Inbound) kiểm đếm và cất lên kệ cho bạn
- Lưu trữ (Storage) đặt vào vị trí mà hệ thống ghi nhớ được
- Lấy hàng - đóng gói (Pick & Pack) khi có đơn hàng, hệ thống ra lệnh lấy và đóng gói ngay lập tức
- Giao hàng (Shipping) xuất vận đơn gửi hàng ra khỏi kho
- Xử lý hàng hoàn (Returns) nhận hàng trả về và kiểm tra tình trạng cho bạn
Ưu điểm là khi doanh số tăng vọt trong dịp chiến dịch lớn hoặc lễ hội giảm giá, bạn không cần thuê thêm người một cách gấp gáp, vì nhân lực của kho đã đủ sức đáp ứng thời điểm cao điểm rồi.
Bảng so sánh để thấy rõ hình dung
| Thứ nhận được | Thuê kho | Fulfillment |
|---|---|---|
| Không gian lưu trữ | Có | Có |
| Hệ thống kiểm tra tồn kho | Phải tự tìm | Đã bao gồm sẵn |
| Người lấy hàng - đóng gói - gửi | Tự thuê | Đã bao gồm sẵn |
| Thời gian bạn mất | Nhiều | Ít |
Vậy nên chọn hình thức nào? Hãy nhìn vào 'điều bạn muốn có mỗi tối'
Nguyên tắc đơn giản là tự hỏi mình rằng vấn đề thực sự của cửa hàng bạn là gì.
- Nếu vấn đề là không có chỗ để hàng đơn thuần, thì thuê kho là đủ
- Nếu vấn đề là con số tồn kho bị lộn xộn giữa các nền tảng, hệ thống kho trực tuyến sẽ giúp được
- Nếu vấn đề là không có thời gian đóng gói hàng và muốn dành thời gian đi làm marketing, fulfillment là câu trả lời
Đây chính là điểm mà những dịch vụ như Flash Fulfillment bước vào giúp đỡ, vì gộp cả không gian lưu trữ, hệ thống nhìn thấy tồn kho theo thời gian thực, và đội lấy hàng - đóng gói - gửi vào một nơi. Nhờ đó bạn không phải chọn từng thứ một rồi tự ghép mảnh ghép lại, đặc biệt với những cửa hàng đang tăng trưởng nhanh và bắt đầu tự xoay xở đơn hàng không nổi.
Tóm tắt các điểm quan trọng
- Thuê kho = có được mặt bằng, công việc còn lại là của bạn
- Hệ thống kho trực tuyến = có được dữ liệu tồn kho chính xác, nhưng không có người làm việc cho bạn
- Fulfillment = có đủ cả mặt bằng, hệ thống và nhân lực, kết thúc công việc hậu cần trong một dịch vụ duy nhất
- Hãy chọn dựa trên vấn đề thực sự, không phải chọn vì cái tên nghe hay
Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn rằng cửa hàng của mình đã ở thời điểm nên chuyển sang dùng fulfillment hay chưa, hãy thử tư vấn với đội ngũ để đánh giá khối lượng và loại hình sản phẩm của bạn trước, việc trao đổi không mất phí.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Thuê kho hàng với fulfillment, cái nào đáng tiền hơn?
Tùy thuộc vào việc bạn đã có sẵn đội ngũ hay chưa. Về nguyên tắc, thuê kho chỉ trả cho mặt bằng nhưng bạn phải gánh chi phí con người và hệ thống, còn fulfillment gộp mọi thứ trong một dịch vụ duy nhất, nên thường đáng tiền hơn cho những cửa hàng chưa có đội hậu cần của riêng mình.
Cửa hàng nhỏ mới bắt đầu có cần dùng fulfillment không?
Không phải lúc nào cũng cần. Nếu đơn hàng còn ít và bạn tự đóng gói nổi thì tự quản lý vẫn ổn. Nhưng khi việc đóng gói hàng ngốn thời gian đến mức bạn không còn thời gian làm marketing hay tìm sản phẩm mới, đó chính là dấu hiệu nên cân nhắc fulfillment.
Hệ thống kho trực tuyến khác fulfillment ở chỗ nào?
Hệ thống kho trực tuyến là phần mềm giúp bạn nhìn thấy và quản lý con số tồn kho, nhưng không làm việc mang tính vật lý cho bạn. Còn fulfillment làm việc thực tế cho tất cả, từ lấy hàng, đóng gói, đến gửi đi, và thường đã có sẵn hệ thống nhìn thấy tồn kho tích hợp cùng.
Nếu chuyển sang dùng fulfillment, trong dịp chiến dịch lớn có đáp ứng nổi không?
Ưu điểm của fulfillment là nhân lực và hệ thống được thiết kế để đáp ứng thời điểm cao điểm sẵn rồi. Khi doanh số tăng vọt trong dịp lễ hội giảm giá, bạn không cần thuê thêm người gấp gáp, giúp hàng vẫn được gửi đi theo đúng vòng mà không bị gián đoạn.
