Doanh số bắt đầu tăng, đơn hàng đổ về không ngừng, nhưng phòng ngủ của bạn lại biến thành kho chứa hàng, thùng bưu kiện chất cao đến mức gần như không đi lại được. Rồi đến đợt chiến dịch lớn, bạn phải ngồi đóng gói hàng đến hai giờ sáng. Câu hỏi là, đã đến lúc phải 'chuyển mình' sang dùng kho bên ngoài chưa?
Khi tìm kiếm thông tin, bạn sẽ gặp đủ loại thuật ngữ, nào là thuê kho hàng, kho trực tuyến, và Fulfillment, nghe có vẻ giống nhau đến mức rối trí. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng từng loại là gì, khác nhau ở đâu, và loại nào phù hợp với cửa hàng của bạn, để không phải chi tiền sai chỗ.
3 lựa chọn lưu trữ hàng hóa mà người bán online cần biết
Trước khi quyết định, hãy cùng tìm hiểu cốt lõi của từng dịch vụ, vì cả ba loại đều đáp ứng những nhu cầu hoàn toàn khác nhau.
1. Thuê kho hàng (Warehouse Rental)
Là việc bạn thuê không gian trống để tự mang hàng vào đặt. Giống như thuê một căn phòng trống, bạn chỉ có được 'không gian', còn phần việc còn lại bạn phải tự quản lý toàn bộ, bao gồm:
- Thuê nhân viên túc trực để nhận hàng, sắp xếp và đóng gói
- Quản lý tồn kho tự mình biết món nào ở đâu, còn lại bao nhiêu
- Tìm đơn vị vận chuyển và tự lo việc gửi hàng đi
Phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng hóa cực lớn, có sẵn đội ngũ, và muốn kiểm soát mọi khâu bằng chính mình.
2. Kho trực tuyến (Online Warehouse / WMS)
Thực ra thuật ngữ này thường ám chỉ hệ thống phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System), không phải bản thân tòa nhà. Nó là công cụ giúp bạn thấy dữ liệu tồn kho theo thời gian thực qua màn hình, ví dụ SKU nào sắp hết, sản phẩm nào bán chạy.
Nói đơn giản, nó chính là 'bộ não' luôn quản lý dữ liệu, nhưng bản thân nó không đóng gói hay gửi hàng cho bạn, luôn cần phải có kho thực và người làm việc đi kèm.
3. Fulfillment (dịch vụ trọn gói)
Đây là dịch vụ kiểu 'gói gọn một chỗ'. Bạn chỉ cần gửi hàng vào kho của nhà cung cấp dịch vụ, phần còn lại để họ lo hết, từ nhận hàng, lưu trữ, khi có đơn vào hệ thống thì lấy hàng (Pick), đóng gói (Pack) và giao cho đơn vị vận chuyển (Ship) mà bạn không phải chạm vào dù chỉ một chiếc thùng.
Nghĩa là bạn có được cả không gian, người làm việc, và hệ thống phần mềm trong một gói duy nhất. Nhờ vậy bạn có thời gian tập trung vào việc làm marketing và tìm sản phẩm mới.
Bảng so sánh: Thuê kho hàng vs Fulfillment
Để hình dung rõ hơn, hãy thử xem những khác biệt chính ảnh hưởng đến công việc và chi phí của bạn.
| Hạng mục | Thuê kho hàng | Fulfillment |
|---|---|---|
| Thứ nhận được | Không gian trống | Không gian + người + hệ thống |
| Việc đóng gói/gửi | Bạn tự làm | Nhà cung cấp làm cho |
| Hình thức chi phí | Tiền thuê cố định + tiền công | Trả theo mức sử dụng thực tế |
| Phù hợp với ai | Doanh nghiệp lớn, có sẵn đội ngũ | SME muốn tăng trưởng mà không thêm gánh nặng |
Vậy cửa hàng của bạn nên chọn loại nào?
Nguyên tắc đơn giản là hãy nhìn vào 'chi phí cố định' so với 'tính linh hoạt'
Tự thuê kho có ưu điểm về khả năng kiểm soát, nhưng đi kèm với một khoản chi phí cố định lớn. Dù tháng đó bạn bán chạy hay ế ẩm, bạn vẫn phải trả tiền thuê và tiền công nhân viên đầy đủ, điều này rất rủi ro trong giai đoạn doanh số biến động.
Ngược lại, hệ thống Fulfillment như Flash Fulfillment được thiết kế để chi phí thay đổi theo doanh số. Tháng nào nhiều đơn thì trả theo thực tế, tháng nào ít thì không phải gánh tiền công cố định. Điểm này giúp cửa hàng như của bạn ứng phó với mùa lễ giảm giá khi đơn hàng tăng vọt mà không phải lo đóng gói không kịp đến mức bị trừ điểm cửa hàng.
Những tín hiệu cho thấy bạn nên cân nhắc Fulfillment:
- Bạn dành thời gian đóng gói hàng nhiều hơn thời gian làm marketing
- Đơn hàng vượt 30-50 món mỗi ngày đến mức tự làm không xuể
- Bắt đầu có vấn đề giao hàng chậm hoặc đóng gói sai thường xuyên hơn
Tóm tắt những điểm quan trọng
- Thuê kho hàng = chỉ có được không gian, phải tự quản lý người và hệ thống
- Kho trực tuyến = là hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu tồn kho, không phải bản thân tòa nhà
- Fulfillment = dịch vụ trọn gói, gửi hàng vào kho là xong, có người đóng gói gửi cho
- Chọn dựa trên sự sẵn sàng của đội ngũ và tính linh hoạt về chi phí mà bạn chấp nhận được
Không có câu trả lời tốt nhất cho mọi cửa hàng, chỉ có câu trả lời 'phù hợp' nhất với tình trạng kinh doanh của bạn lúc này. Nếu bạn đang cân nhắc bước ra khỏi việc tự đóng gói tại nhà, hãy thử tìm hiểu thêm về hệ thống kho và fulfillment, rồi tư vấn để đánh giá xem hình thức nào giúp cửa hàng của bạn tăng trưởng một cách an tâm nhất.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Thuê kho hàng và Fulfillment khác nhau chính ở đâu?
Khác nhau ở 'phạm vi công việc'. Thuê kho thì bạn chỉ có được không gian và phải tự thuê người đến đóng gói gửi hàng. Còn Fulfillment là dịch vụ gộp cả không gian, người làm việc, và hệ thống lại với nhau. Bạn chỉ cần gửi hàng vào là xong.
Cửa hàng nhỏ mới bắt đầu, dùng Fulfillment có đáng không?
Tùy thuộc vào lượng đơn hàng. Nếu bạn vẫn tự đóng gói được và đơn hàng không nhiều, tự làm có thể tiết kiệm hơn. Nhưng khi nào việc đóng gói bắt đầu ngốn thời gian làm marketing, hoặc bắt đầu đóng gói sai thường xuyên, đó là lúc Fulfillment bắt đầu đáng giá vì giúp trả lại thời gian cho bạn.
Kho trực tuyến (WMS) có dùng thay thế kho thực được không?
Không được ạ. Kho trực tuyến là hệ thống phần mềm giúp quản lý dữ liệu tồn kho chính xác, nhưng hàng thực vẫn cần có nơi lưu trữ và có người lấy hàng đóng gói. Nó đóng vai trò 'bộ não', không phải 'tay chân'.
Nếu dùng Fulfillment thì vẫn tự kiểm tra tồn kho được không?
Được ạ. Nhà cung cấp tốt sẽ có hệ thống cho bạn thấy dữ liệu tồn kho và trạng thái đơn hàng theo thời gian thực qua màn hình. Nhờ vậy bạn vẫn kiểm soát được toàn cảnh hàng hóa mọi lúc mà không phải xuống tận nơi đếm hàng.
