Giai đoạn chiến dịch lớn là khoảnh khắc vàng khi doanh số có thể tăng gấp nhiều lần chỉ trong vài ngày, nhưng cũng là lúc người bán chịu thiệt hại nhiều nhất. Thử hình dùng: quảng cáo đang chạy hết công suất, khách hàng ùn ùn vào cửa hàng, nhưng sản phẩm bán chạy lại hiện dòng chữ 'hết hàng' — nghĩa là bạn đang trả tiền quảng cáo để đẩy khách hàng sang cho đối thủ.
Câu hỏi đặt ra là, bạn sẽ chuẩn bị hàng thế nào cho vừa đủ, không thiếu đến mức mất doanh số, và không dư đến mức đọng vốn? Bài viết này tóm gọn thành 5 bước có thể áp dụng cho mọi chiến dịch suốt cả năm.
1. Dự báo doanh số từ dữ liệu thực tế, không phải cảm tính
Khởi đầu của việc chuẩn bị hàng tốt là con số, không phải phỏng đoán. Hãy trích xuất dữ liệu lịch sử từ các chiến dịch trước để xem SKU nào bán tăng vọt, rồi nhân với hệ số tăng trưởng của cửa hàng bạn trong năm 2026.
- Xem doanh số đỉnh, không phải doanh số trung bình, vì trong ngày chiến dịch doanh số sẽ dồn tập trung cao hơn bình thường nhiều lần
- Tách theo kênh, doanh số trên Shopee, Lazada, TikTok Shop thường có tỷ lệ không giống nhau
- Dự trù cho sản phẩm được quảng cáo đẩy, những mặt hàng bạn sẽ chạy quảng cáo mạnh cần dự trù tồn kho nhiều hơn các mặt hàng khác
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên của SKU bằng nguyên tắc ABC
Bạn không cần phải tồn kho mọi thứ như nhau. Hãy chia sản phẩm thành các nhóm theo mức độ quan trọng, rồi dồn nguồn lực vào nhóm thực sự sinh tiền.
| Nhóm | Đặc điểm | Hướng tồn kho |
|---|---|---|
| A (Ngôi sao) | Bán chạy, chiếm 70-80% doanh số, ví dụ SKU-TOP01 | Dự trù nhiều nhất, tuyệt đối không được thiếu |
| B (Phụ) | Bán đều đặn nhưng không bùng nổ | Dự trù vừa phải |
| C (Đuôi dài) | Thi thoảng mới bán được | Tồn kho ít, tránh đọng vốn |
Cách này giúp vốn của bạn dồn vào nhóm sản phẩm A thực sự làm cửa hàng bán chạy, thay vì đọng lại với nhóm đuôi dài quay vòng chậm.
3. Tính toán 'hàng đệm' để dự phòng rủi ro bất ngờ
Nhà cung cấp giao chậm, doanh số vọt quá dự kiến, hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển — những chuyện này luôn xảy ra. Giải pháp là dự trù Safety Stock hay hàng đệm.
- Đánh giá Lead Time của nhà cung cấp xem mất bao nhiêu ngày hàng mới về đến nơi
- Dự trù tồn kho để phủ được khoảng thời gian đó cộng thêm phần biến động, đặc biệt là nhóm A
- Đặt điểm đặt hàng lại (Reorder Point) trước, đừng chờ đến khi hàng gần hết mới đặt
Quan trọng nhất là đừng để hàng nhập kho vào phút chót, vì giai đoạn trước chiến dịch kho ở đâu cũng chật, việc nhập và kiểm đếm sẽ chậm hơn bình thường.
4. Chuẩn bị sẵn sàng về khâu đóng gói và giao hàng
Có hàng sẵn nhưng đóng gói không kịp thì cũng hỏng. Vấn đề lớn của giai đoạn chiến dịch là đơn hàng tràn về gấp cả chục lần trong một ngày, nhưng nhân lực đóng gói vẫn như cũ. Kết quả là giao chậm, khách đánh giá tiêu cực, điểm cửa hàng tụt.
- Chuẩn bị đủ vật liệu đóng gói, thùng, túi chống sốc, băng keo, sticker địa chỉ
- Bố trí sản phẩm bán chạy ở nơi dễ lấy, giảm thời gian đi lấy hàng
- Diễn tập quy trình, từ in phiếu giao hàng cho đến quét mã vạch bàn giao cho đơn vị vận chuyển
5. Để hệ thống fulfillment giúp gánh cú sốc
Khi cửa hàng phát triển đến một mức nhất định, việc tự quản lý tồn kho và đóng gói trong giai đoạn cao điểm sẽ trở thành nút thắt cổ chai. Đây chính là lúc hệ thống kho và fulfillment như Flash Fulfillment vào cuộc để chia sẻ gánh nặng.
- Nhìn thấy tồn kho theo thời gian thực, biết mỗi SKU còn lại bao nhiêu, tự động trừ kho trên mọi kênh, giảm tình trạng bán vượt số lượng
- Năng lực đóng gói linh hoạt, đáp ứng lượng đơn tăng vọt trong chiến dịch mà bạn không phải tự thuê thêm người
- Kết nối nhiều đơn vị vận chuyển, hàng ra khỏi kho nhanh, giữ được thời gian giao hàng và điểm cửa hàng
Nói đơn giản là bạn tập trung vào marketing và chọn sản phẩm sao cho bán chạy, còn phần việc hậu cần nặng nhọc nhất thì để hệ thống quản lý thay.
Tóm tắt các điểm quan trọng
- Dự báo từ dữ liệu thực tế, xem doanh số đỉnh trong quá khứ, không phải phỏng đoán
- Sắp xếp SKU theo kiểu ABC, dồn vốn cho mặt hàng ngôi sao
- Dự trù hàng đệm và đặt điểm đặt hàng lại từ trước
- Chuẩn bị đóng gói và giao hàng để đáp ứng lượng đơn tràn về
- Sử dụng hệ thống fulfillment để gánh cú sốc trong giai đoạn cao điểm
Việc chuẩn bị hàng tốt không bắt đầu vào ngày chiến dịch, mà bắt đầu từ việc lên kế hoạch trước cả tuần. Hệ thống hậu cần càng vững chắc, bạn càng dám chạy quảng cáo hết mình mà không phải sợ hết hàng hay giao không kịp.
Nếu bạn muốn biết kho hàng và hệ thống fulfillment sẽ giúp cửa hàng của bạn đón chiến dịch lớn suôn sẻ đến mức nào, hãy thử tư vấn với đội ngũ Flash Fulfillment để thiết lập hệ thống hậu cần sẵn sàng trước đợt cao điểm tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Nên bắt đầu chuẩn bị hàng trước chiến dịch bao lâu?
Tùy thuộc vào Lead Time của nhà cung cấp, nhưng về nguyên tắc nên dự trù thời gian để hàng nhập kho, kiểm đếm và sắp xếp xong trước ngày chiến dịch ít nhất 1-2 tuần, vì giai đoạn gần cao điểm kho ở đâu cũng chật và nhập hàng chậm hơn bình thường.
Tồn kho nhiều thì sợ đọng vốn, tồn kho ít thì sợ hết hàng, nên làm thế nào?
Áp dụng nguyên tắc sắp xếp ABC, dự trù tồn kho nhiều cho nhóm sản phẩm ngôi sao tạo ra doanh số chính, và giảm số lượng nhóm đuôi dài quay vòng chậm. Cách này giúp vốn dồn vào những sản phẩm thực sự bán chạy.
Nếu đơn hàng vọt lên đến mức đóng gói không kịp trong ngày chiến dịch thì nên khắc phục thế nào?
Lên kế hoạch năng lực đóng gói từ trước, bố trí sản phẩm bán chạy ở nơi dễ lấy, và cân nhắc sử dụng dịch vụ fulfillment có nhân lực linh hoạt, đáp ứng được lượng đơn tăng lên mà bạn không phải tự thuê người thời vụ.
Fulfillment có thực sự giúp được chuyện hết hàng tồn kho không?
Có giúp được ở khía cạnh nhìn thấy dữ liệu tồn kho theo thời gian thực và tự động trừ kho trên mọi kênh, giúp bạn thấy được tín hiệu hàng sắp hết và đặt bổ sung kịp thời, giảm khả năng bán vượt số lượng hoặc thiếu hàng giữa chiến dịch.
