Tự đóng gói có thực sự rẻ hơn không? Hay chỉ 'cảm thấy' là rẻ
Hãy thử tự hỏi nhanh rằng chi phí đóng gói 1 kiện hàng của bạn là bao nhiêu? Nếu bạn chỉ trả lời được 'tiền hộp và băng keo' thì có nghĩa là bạn đang bỏ qua khoản chi phí lớn đang ẩn giấu.
Phần lớn người bán trên Shopee, Lazada và TikTok Shop tin rằng tự đóng gói là 'tiết kiệm' vì không phải trả phí dịch vụ cho ai. Nhưng khi doanh số tăng lên, nhiều người mới nhận ra rằng lợi nhuận đã mất đi cùng với thời gian và công sức vô hình.
Bài viết này sẽ giúp bạn so sánh chi phí tự đóng gói vs thuê ngoài bằng những con số thực tế, chứ không chỉ là cảm giác.
Chi phí thực sự của việc tự đóng gói nhiều hơn bạn nghĩ
Khi tính chi phí tự đóng gói, người ta thường chỉ tính 'vật liệu' nhưng lại quên mất 3 khoản lớn khác. Hãy cùng nhìn tổng quan.
1. Chi phí vật liệu (nhìn thấy được)
- Hộp/túi bưu kiện theo kích thước sản phẩm
- Băng keo, xốp hơi, chống sốc
- Nhãn dán, phiếu dán mặt, hóa đơn
2. Chi phí nhân công và thời gian (không nhìn thấy được)
Giả sử bạn đóng gói được 1 kiện trong 4 phút. Nếu một ngày có 50 đơn hàng, đó là 200 phút hay hơn 3 tiếng đồng hồ mỗi ngày mất đi cho việc đóng gói. Với ngần ấy thời gian, bạn có thể chạy quảng cáo, làm nội dung, hay tìm sản phẩm mới được rất nhiều.
3. Chi phí sai sót và không gian
- Đóng gói sai, giao sai khiến bị trả hàng và mất điểm cửa hàng
- Không gian lưu trữ tại nhà hoặc chi phí thuê kho chứa hàng
- Hàng hư hỏng do đóng gói không đạt tiêu chuẩn
Khi cộng tất cả lại, chi phí trên mỗi kiện của 'việc tự đóng gói' thường cao hơn con số tiền hộp gấp nhiều lần.
Công thức đơn giản tính chi phí đóng gói trên mỗi kiện
Trước khi quyết định, hãy thử thay các con số của bạn vào công thức này.
Chi phí tự đóng gói trên mỗi kiện = Chi phí vật liệu + (Chi phí nhân công theo giờ ÷ Số kiện đóng gói được trong một giờ) + Chi phí sai sót trung bình
Ví dụ so sánh mang tính cấu trúc (con số giả định để dễ hình dung)
| Hạng mục | Tự đóng gói | Thuê ngoài |
|---|---|---|
| Chi phí vật liệu | Tự trả | Bao gồm trong dịch vụ |
| Thời gian của bạn | Cao | Gần như bằng không |
| Chi phí giai đoạn cao điểm | Tăng vọt | Cố định trên mỗi món |
Ưu điểm của việc thuê ngoài là chi phí thường tính theo mỗi món (per order), giúp bạn tính toán lợi nhuận trên mỗi đơn hàng một cách chắc chắn, không phải gánh chi phí nhân công cố định trong lúc doanh số giảm.
4 dấu hiệu cho thấy bạn nên ngừng tự đóng gói
Nếu gặp phải một trong các điều sau, có lẽ đã đến lúc cân nhắc thuê ngoài.
- Đơn hàng vượt quá 30–50 kiện mỗi ngày đến mức đóng gói không kịp làm việc khác
- Trong các chiến dịch lớn hoặc lễ hội giảm giá doanh số tăng vọt 3–5 lần khiến phải đóng gói tới khuya
- Bắt đầu có đánh giá về giao chậm/đóng gói không tốt ảnh hưởng đến điểm cửa hàng
- Chính bạn là nút thắt cổ chai muốn mở rộng nhưng vướng ở việc phải tự tay đóng gói mỗi ngày
Sản phẩm có nhiều SKU, chẳng hạn quần áo nhiều size (SKU: TS-BLK-M, TS-BLK-L) hay mỹ phẩm nhiều tông màu, càng tự đóng gói càng có nguy cơ lấy nhầm, vì vậy việc có hệ thống hỗ trợ quản lý là rất quan trọng.
Hệ thống fulfillment giúp biến chi phí cố định thành chi phí trên mỗi món
Đây chính là điểm mà dịch vụ như Flash Fulfillment vào cuộc hỗ trợ. Thay vì bạn phải gánh tiền thuê, chi phí nhân công và thời gian, bạn gửi hàng tồn vào kho rồi để hệ thống lo liệu từ
- Lưu trữ sản phẩm trong kho có hệ thống xác định vị trí SKU rõ ràng
- Lấy hàng - đóng gói - niêm phong hộp theo tiêu chuẩn, giảm việc lấy nhầm
- Kết nối đơn hàng tự động từ mọi nền tảng rồi xuất đi ngay lập tức
Kết quả là chi phí của bạn trở thành con số trên mỗi đơn hàng có thể dự đoán được, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm khi hệ thống có thể đáp ứng doanh số tăng vọt mà bạn không cần thuê thêm người. Nhờ đó bạn có thể dành thời gian tập trung vào tiếp thị và tăng trưởng.
Tóm tắt các điểm quan trọng
- Chi phí tự đóng gói vs thuê ngoài phải tính cả 'thời gian và sai sót' nữa, chứ không chỉ tiền hộp
- Tự đóng gói phù hợp với giai đoạn doanh số ít và có thể tự kiểm soát, nhưng chi phí ẩn sẽ tăng theo đơn hàng
- Thuê ngoài chuyển chi phí cố định thành chi phí trên mỗi món giúp dễ tính lợi nhuận
- Luôn thử tính công thức chi phí trên mỗi kiện của riêng bạn trước khi quyết định
Nếu bạn đang lưỡng lự không biết đã đến lúc nên giao việc đóng gói cho chuyên gia hay chưa, hãy thử tính chi phí thực sự trước, rồi tư vấn với đội ngũ Flash Fulfillment để xem hệ thống kho và fulfillment phù hợp với mô hình cửa hàng của bạn đến mức nào.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Cửa hàng nhỏ mới bắt đầu nên tự đóng gói hay thuê ngoài?
Trong giai đoạn doanh số ít, việc tự đóng gói giúp bạn hiểu rõ sản phẩm và khách hàng hơn. Nhưng khi đơn hàng bắt đầu đều đặn và chiếm thời gian của công việc khác, việc so sánh chi phí trên mỗi món với thuê ngoài sẽ giúp bạn quyết định rõ ràng hơn.
Thuê ngoài rồi thì có kiểm soát được chất lượng đóng gói không?
Được, vì hệ thống fulfillment tốt có tiêu chuẩn lấy hàng - đóng gói và có xác định vị trí SKU, khiến sai sót ít hơn so với việc tự đóng gói vội vàng trong giai đoạn doanh số cao.
Chi phí thuê ngoài được tính như thế nào?
Về nguyên tắc thường tính theo mức sử dụng thực tế, chẳng hạn phí lưu trữ theo diện tích/khối lượng và phí lấy hàng - đóng gói trên mỗi đơn hàng, giúp bạn tính được lợi nhuận trên mỗi món. Mức phí thực tế tùy thuộc vào loại sản phẩm và số lượng, bạn nên hỏi để đánh giá theo cửa hàng của mình.
Giai đoạn chiến dịch lớn doanh số tăng vọt, hệ thống có đáp ứng nổi không?
Đây chính là lợi thế chủ chốt của fulfillment, vì kho được thiết kế để đáp ứng doanh số tăng vọt trong giai đoạn lễ hội giảm giá mà bạn không phải tự thuê thêm người hay đóng gói tới khuya.
