Cứ trước mỗi chiến dịch lớn là tim lại đập loạn nhịp
Bạn đã từng gặp chưa? Doanh số tăng vọt trong dịp giảm giá, nhưng sản phẩm bán chạy lại hết ngay từ ngày đầu tiên, khách bấm đặt không được. Vì sợ thiếu hàng lần sau nên bạn nhập dư thật nhiều, cuối cùng hàng tồn kho kéo dài qua cả quý, trở thành vốn đọng không sinh ra doanh thu.
Câu hỏi mà mọi người bán đều muốn biết là bổ sung hàng tồn bao nhiêu là vừa — vừa đủ để không thiếu hàng đến mức mất cơ hội bán, và không dư đến mức vốn bị khóa chặt trong những thùng hàng không bán được. Hãy cùng xem có những nguyên tắc tư duy nào.
Vì sao 'đoán bừa' lại nguy hiểm
Việc bổ sung hàng tồn theo cảm tính có 2 rủi ro âm thầm gặm nhấm lợi nhuận:
- Thiếu hàng (Stockout): Mất doanh số vào ngày lưu lượng truy cập cao nhất, thêm vào đó điểm cửa hàng và thứ hạng sản phẩm có thể tụt vì hệ thống cho rằng sản phẩm chưa sẵn sàng để bán.
- Hàng đọng (Overstock): Vốn bị đóng băng, phí lưu kho tăng lên mỗi ngày, và có nguy cơ hàng hư hỏng/lỗi mốt, đặc biệt là nhóm thời trang và đồ ăn.
Giải pháp không phải là đoán chính xác hơn, mà là thiết lập một hệ thống tính toán dựa trên dữ liệu thực tế.
5 bước tính toán số lượng bổ sung hàng tồn cho vừa đủ
1. Tìm doanh số cơ sở (Baseline) của từng SKU
Bắt đầu bằng cách xem doanh số trung bình mỗi ngày trong giai đoạn bình thường, tách riêng theo từng SKU chứ không phải gộp cả cửa hàng, vì mỗi sản phẩm bán không giống nhau. Ví dụ, áo thun màu đen (SKU: TS-BLK-M) bán trung bình 10 chiếc/ngày, còn màu vàng (SKU: TS-YEL-M) bán được 3 chiếc/ngày — con số cơ sở này chính là điểm khởi đầu của mọi phép tính.
2. Nhân với hệ số tăng tốc trong giai đoạn chiến dịch
Trong giai đoạn chiến dịch lớn, doanh số thường tăng gấp nhiều lần. Hãy xem thống kê những chiến dịch đã qua để biết doanh số tăng bao nhiêu lần so với ngày bình thường, rồi lấy làm hệ số nhân. Ví dụ đánh giá đơn giản:
| Cấp độ sản phẩm | Hệ số tăng tốc ước tính | Ví dụ SKU |
|---|---|---|
| Sản phẩm chủ lực (mũi nhọn) | x4–x6 | TS-BLK-M |
| Sản phẩm bán chạy thứ cấp | x2–x3 | TS-WHT-L |
| Sản phẩm đuôi dài | x1–x1.5 | TS-YEL-M |
Con số này chỉ là khung khởi đầu, hãy điều chỉnh theo ngân sách quảng cáo và mức giảm giá mà bạn thực sự sẽ đầu tư, vì càng đẩy mạnh thì doanh số càng bật cao.
3. Cộng thêm hàng dự phòng (Safety Stock)
Dự phòng cho những biến động không lường trước khoảng 10–20% của doanh số dự báo, tập trung dự phòng riêng cho sản phẩm chủ lực không thể thiếu. Còn sản phẩm đuôi dài thì không cần dự phòng nhiều, vì thiếu thì mất cơ hội ít hơn và dễ đọng hơn.
4. Trừ đi hàng tồn còn lại và hàng đang về
Đừng quên đếm cả hàng đang có trong kho và lô đã đặt nhà cung cấp. Công thức đơn giản là:
Số lượng cần bổ sung = (doanh số dự báo + hàng dự phòng) − hàng tồn còn lại − hàng đang trên đường
5. Dự trù thời gian giao hàng (Lead Time) cho kịp
Tính ngược từ ngày chiến dịch, xem nhà cung cấp sản xuất mất bao nhiêu ngày, vận chuyển vào kho mất bao nhiêu ngày, và kho cần bao lâu để nhập hàng - lưu trữ. Hàng phải sẵn sàng trước ngày mở chiến dịch, chứ không phải vừa đến đúng ngày diễn ra.
Khi hệ thống fulfillment vào cuộc giúp việc 'vừa đủ' trở nên dễ dàng hơn
Vấn đề lớn của việc tự tính toán là dữ liệu phân tán và cập nhật không kịp, đặc biệt khi bạn bán trên nhiều nền tảng cùng lúc. Hệ thống kho hàng và fulfillment như Flash Fulfillment giúp bức tranh trở nên rõ ràng hơn với các nguyên tắc sau:
- Hàng tồn tập trung: Thấy số lượng còn lại của mọi SKU theo thời gian thực, tự động trừ hàng tồn xuyên các kênh, giảm vấn đề bán vượt quá số lượng thực có.
- Dữ liệu quá khứ sẵn sàng dùng: Xem tỷ lệ bán theo ngày để đặt cơ sở và hệ số tăng tốc chính xác hơn, không phải đoán.
- Nhập hàng - đóng gói - giao nhanh: Khi hàng đến kho, đội ngũ lưu trữ và sẵn sàng nhặt đóng gói ngay, giúp giảm Lead Time ở phía đầu ra trong những ngày đơn hàng ùa về.
Khi việc nhặt, đóng gói và giao hàng được nhấc khỏi tay bạn, thời gian và đầu óc cũng còn lại để tập trung vào tiếp thị và lựa chọn sản phẩm để đẩy mạnh thực sự.
Tóm tắt các điểm quan trọng
- Đừng bổ sung hàng tồn theo cảm tính, hãy bắt đầu từ doanh số cơ sở theo từng SKU.
- Dùng hệ số tăng tốc trong chiến dịch theo mức độ quan trọng của sản phẩm, chứ không phải nhân đều tất cả như nhau.
- Dự phòng hàng riêng cho sản phẩm chủ lực, và luôn trừ đi hàng đang có/hàng đang trên đường.
- Tính Lead Time ngược lại, để hàng sẵn sàng trước khi mở chiến dịch.
- Hệ thống hàng tồn tập trung giúp con số 'vừa đủ' dựa trên dữ liệu thực, không phải đoán mò.
Muốn lập kế hoạch bổ sung hàng tồn trước chiến dịch tới cho vừa đủ hơn, hãy thử tìm hiểu thêm về phương pháp quản lý kho hàng và fulfillment, rồi trao đổi với đội ngũ Flash Fulfillment để xem hệ thống nào phù hợp với cửa hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Nên bắt đầu bổ sung hàng tồn trước chiến dịch bao nhiêu ngày?
Tùy thuộc vào Lead Time của nhà cung cấp và việc vận chuyển vào kho. Nguyên tắc là tính ngược từ ngày mở chiến dịch, rồi dự trù thêm thời gian nhập hàng - lưu trữ tại kho nữa, để hàng sẵn sàng bán trước ngày diễn ra thực sự, chứ không phải đến đúng ngày.
Nếu hoàn toàn không có dữ liệu doanh số quá khứ của chiến dịch thì bắt đầu thế nào?
Hãy dùng doanh số giai đoạn bình thường làm cơ sở, rồi đánh giá hệ số tăng tốc một cách thận trọng trước, tập trung bổ sung đủ sản phẩm chủ lực. Còn sản phẩm mới hoặc đuôi dài thì bắt đầu với số lượng ít rồi theo dõi tín hiệu bán hàng trong giai đoạn đầu chiến dịch để bổ sung đợt hai.
Hàng dự phòng nên dự trù bao nhiêu?
Thông thường khoảng 10–20% của doanh số dự báo cho những sản phẩm không thể thiếu, điều chỉnh theo mức biến động của sản phẩm và rủi ro về phía nguồn cung. Sản phẩm dễ đọng hoặc hết hạn nhanh thì không nên dự phòng nhiều.
Dùng fulfillment thì có thực sự giúp giảm hàng đọng không?
Giúp gián tiếp bằng cách làm cho bạn thấy dữ liệu hàng tồn và tỷ lệ bán rõ ràng hơn, nhờ đó quyết định bổ sung chính xác hơn là đoán. Thêm nữa, việc gộp hàng tồn về một chỗ còn giảm vấn đề phân tán hàng ở nhiều điểm khiến có món thì đọng, có món thì thiếu.
