Đã bao giờ bạn gặp chưa? Đơn đặt hàng đang tăng vọt, khách nhắn tin dồn dập, nhưng khi kiểm tra tồn kho trong hệ thống lại hiện chữ 'hết hàng' dù mới nhập hàng vào chưa lâu. Ở phía ngược lại, một số cửa hàng lại gặp vấn đề trái ngược, đó là nhập hàng tích trữ quá nhiều đến mức vốn bị chôn trên kệ hàng tháng trời.

Cả hai điều này đều có chung một nguồn gốc, đó là bạn vẫn chưa biết được 'khi nào nên nhập hàng vào' và 'nên giữ bao nhiêu hàng dự phòng'. Bài viết này sẽ đưa bạn đến với cách tính Reorder Point và Safety Stock theo kiểu có thể bấm máy tính làm theo được ngay.

Tại sao 'đoán mò' lại khiến cửa hàng bạn mất tiền

Việc nhập hàng theo cảm tính (thấy sắp hết thì nhập) nghe có vẻ linh hoạt, nhưng thực ra nó khiến bạn mất tiền một cách âm thầm theo 2 con đường

• Hết hàng (Stockout): Mất doanh số đáng lẽ ra phải có, khách hàng bỏ sang cửa hàng đối thủ, và đau hơn nữa là điểm đánh giá cửa hàng và thứ hạng hiển thị trên nền tảng bị tụt
• Dư hàng (Overstock): Vốn bị chôn trong hàng hóa, mất phí lưu kho, và có nguy cơ hàng hết hạn hoặc lỗi mốt

Giải pháp là chuyển từ việc đoán sang con số có thể tính toán được, mà có 2 con số cần phải biết đến

Làm quen với 2 con số cốt lõi: Safety Stock và Reorder Point

Con số	Nó là gì
Safety Stock (tồn kho an toàn)	Lượng tồn kho dự phòng cho trường hợp khẩn cấp, đề phòng những sự cố bất ngờ như doanh số tăng vọt đột ngột hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm
Reorder Point (điểm đặt hàng lại)	Mức tồn kho mà vừa chạm đến là phải nhập hàng vào ngay lập tức, không phải đợi cho đến khi hết

Nói đơn giản là Safety Stock là tấm đệm đỡ, còn Reorder Point là tín hiệu cảnh báo để bạn bắt tay vào đặt hàng

Công thức tính Safety Stock

Công thức cơ bản dùng được thực tế cho hầu hết các cửa hàng là

Safety Stock = (Doanh số cao nhất mỗi ngày × Lead Time cao nhất) − (Doanh số trung bình mỗi ngày × Lead Time trung bình)

Cụm từ Lead Time là khoảng thời gian kể từ khi bạn bấm đặt hàng, cho đến khi hàng về tới kho sẵn sàng để bán

Hãy thử xem ví dụ SKU áo thun TS-WHITE-M

• Doanh số trung bình 20 chiếc/ngày, ngày bán chạy nhất 35 chiếc/ngày
• Lead Time trung bình 5 ngày, chậm nhất 8 ngày

Thay số: (35 × 8) − (20 × 5) = 280 − 100 = 180 chiếc

Có nghĩa là bạn nên có 180 chiếc áo mẫu này dự phòng làm tấm đệm an toàn

Công thức tính Reorder Point

Khi đã có Safety Stock rồi, việc tìm Reorder Point cũng rất dễ dàng

Reorder Point = (Doanh số trung bình mỗi ngày × Lead Time trung bình) + Safety Stock

Dùng số liệu áo TS-WHITE-M ban đầu: (20 × 5) + 180 = 280 chiếc

Điều đó có nghĩa là mỗi lần tồn kho còn lại 280 chiếc, bạn phải đặt hàng đợt mới ngay lập tức vì trong thời gian chờ hàng 5 ngày, bạn sẽ bán đi thêm khoảng 100 chiếc, và vẫn còn Safety Stock 180 chiếc để ứng phó nếu hàng về chậm hoặc bán chạy hơn bình thường

Khung bảng Excel có thể copy đi dùng được ngay

Bạn không cần phải bấm máy tính cho từng SKU, hãy bố trí các cột trong Excel hoặc Google Sheets như thế này, rồi nhập công thức một lần

Cột	Giá trị ví dụ
A: SKU	TS-WHITE-M
B: Doanh số trung bình/ngày	20
C: Doanh số cao nhất/ngày	35
D: Lead Time trung bình	5
E: Lead Time cao nhất	8

Sau đó nhập công thức vào ô tiếp theo

1. Safety Stock (F): =(C2*E2)-(B2*D2)
2. Reorder Point (G): =(B2*D2)+F2

Kéo công thức xuống cho đủ tất cả các SKU thì bạn sẽ có bảng cảnh báo nhập hàng cho cả cửa hàng trong một trang duy nhất

Khi số lượng SKU tăng lên, Excel bắt đầu không kham nổi

Những công thức này tuy chính xác thật, nhưng có điểm yếu là nó đứng yên theo những giá trị mà bạn đã nhập vào. Trong thực tế, doanh số trung bình thay đổi mỗi tuần, đặc biệt là vào dịp chiến dịch lớn hoặc lễ hội giảm giá, doanh số có thể tăng vọt gấp nhiều lần, khiến cho Reorder Point đã tính từ tháng trước không còn dùng được nữa, và nếu bạn có hàng trăm SKU thì việc cập nhật thủ công từng cái gần như là điều không thể.

Đây chính là điểm mà hệ thống fulfillment như Flash Fulfillment bước vào giúp giảm tải, bởi vì khi tồn kho của bạn nằm trong kho được kết nối dữ liệu với doanh số thực tế, hệ thống sẽ

• Nhìn thấy doanh số và mức tồn kho theo thời gian thực, không cần đếm thủ công
• Cảnh báo khi SKU nào chạm đến Reorder Point để bạn kịp đặt hàng
• Có Lead Time nội bộ ngắn và dự đoán được, giúp Safety Stock cần phải giữ giảm xuống = vốn bị chôn ít hơn

Nói đơn giản là bạn vẫn là người quyết định, nhưng hệ thống giúp theo dõi con số thay cho bạn

Tóm tắt các điểm quan trọng

• Safety Stock là tấm đệm chống hết hàng, được tính từ chênh lệch giữa trường hợp xấu nhất và trường hợp bình thường
• Reorder Point là tín hiệu báo rằng đã đến lúc đặt hàng, trước khi tồn kho chạm đến Safety Stock
• Hãy bắt đầu từ Excel theo khung ở trên ngay, rồi dần chuyển sang dùng hệ thống khi số lượng SKU tăng lên
• Đừng quên rà soát lại các con số doanh số trung bình và Lead Time theo định kỳ, đặc biệt là trước các dịp chiến dịch lớn

Nếu cửa hàng của bạn bắt đầu có nhiều SKU đến mức việc quản lý tồn kho thủ công bắt đầu quá nặng nề, hãy thử tìm hiểu thêm xem việc thiết lập hệ thống kho hàng và fulfillment sẽ giúp con số Reorder Point làm việc thay bạn như thế nào, rồi bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào việc bán hàng nhiều hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nếu nhà cung cấp giao hàng rất thất thường, nên làm thế nào?

Lead Time càng dao động, bạn càng nên dùng giá trị Lead Time cao nhất từng gặp thực tế trong công thức Safety Stock để dự phòng cho trường hợp xấu nhất, và cân nhắc tìm thêm một nhà cung cấp dự phòng để phân tán rủi ro

Reorder Point và Safety Stock khác nhau như thế nào một cách ngắn gọn?

Safety Stock là 'số lượng giữ lại' để dự phòng khẩn cấp, còn Reorder Point là 'mức tồn kho phải bắt đầu đặt hàng', trong đó Reorder Point đã bao gồm Safety Stock trong đó rồi cộng với lượng sẽ bán trong thời gian chờ hàng

Nên tính lại những con số này thường xuyên đến mức nào?

Khuyến nghị nên rà soát ít nhất mỗi tháng một lần, và rà soát đặc biệt trước khi bước vào dịp lễ hội giảm giá hoặc chiến dịch lớn, vì doanh số trung bình mỗi ngày thường thay đổi nhiều so với trước

Có hàng trăm SKU, tính từng cái không xuể, phải làm sao?

Hãy bắt đầu từ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, tính các SKU bán chạy và lợi nhuận cao trước, còn về lâu dài nên dùng hệ thống tự động lấy dữ liệu doanh số và tồn kho về để tính toán, ví dụ như hệ thống kho và fulfillment tự cảnh báo điểm đặt hàng cho bạn