Hãy tưởng tượng: khách hàng chờ hàng nhiều ngày, đến khi mở hộp ra thì thấy ly sứ bị vỡ hoặc chai kem đổ lem ra khắp hộp. Điều theo sau không chỉ là chi phí hàng phải mất trắng, mà còn cả đánh giá 1 sao, yêu cầu hoàn tiền và điểm cửa hàng tụt xuống.
Vấn đề hàng vỡ hỏng trong quá trình vận chuyển là chi phí vô hình nhưng gặm nhấm lợi nhuận của bạn mỗi ngày. Tin tốt là việc đóng gói hàng chống hư hỏng không phải chuyện may rủi, mà là một hệ thống có thể lên kế hoạch và lặp lại được. Hãy cùng xem 6 cách áp dụng được thực tế.
Tại sao hàng lại hư hỏng dọc đường?
Trước khi giải quyết vấn đề, phải hiểu rằng bưu kiện trải qua những gì trên đường đi. Hộp hàng của bạn sẽ bị ném, chồng lên nhau, rung lắc và đè nén hàng chục lần trước khi đến tay khách hàng. Lực va đập xảy ra chủ yếu qua 3 con đường:
- Lực rơi (Drop): bưu kiện rơi từ băng chuyền hoặc từ tay nhân viên
- Lực nén (Compression): bị hộp khác đè lên trên xe vận chuyển
- Lực rung (Vibration): sự rung lắc suốt hành trình, khiến các bộ phận lỏng ra hoặc cọ xát vào nhau
Mục tiêu của việc đóng gói tốt là hấp thụ cả 3 loại lực này trước khi chúng tác động đến sản phẩm.
6 cách đóng gói hàng chống hư hỏng theo phong cách chuyên nghiệp
1. Chọn hộp vừa vặn, không quá lỏng cũng không quá chật
Hộp quá lớn khiến sản phẩm xê dịch qua lại, còn hộp quá nhỏ khiến thành hộp áp sát sản phẩm đến mức không còn khoảng trống chống va đập. Nguyên tắc là chừa khoảng cách khoảng 5 centimet quanh sản phẩm để nhét vật liệu chống va đập, và chọn hộp carton có độ dày phù hợp với trọng lượng, ví dụ hàng nặng nên dùng carton 5 lớp.
2. Bọc từng món riêng, đừng để chúng va vào nhau
Nếu đơn hàng có nhiều món, ví dụ SKU-GLASS-01 (ly) và SKU-PLATE-02 (đĩa), việc để chung với nhau một cách sơ sài sẽ khiến chúng cọ xát đến vỡ. Hãy bọc từng món bằng xốp bong bóng hoặc giấy rồi ngăn cách bằng tấm carton, để bề mặt không tiếp xúc trực tiếp với nhau.
3. Chọn vật liệu chống va đập phù hợp với sản phẩm
Không phải sản phẩm nào cũng dùng cùng một loại vật liệu. Hãy thử so sánh:
| Loại sản phẩm | Vật liệu khuyến nghị |
|---|---|
| Đồ dễ vỡ (thủy tinh, gốm sứ) | Xốp bong bóng nhiều lớp + xốp bảo vệ góc |
| Chất lỏng (kem, nước hoa) | Niêm phong miệng chai + túi chống rò rỉ + xốp bong bóng |
| Điện tử | Xốp EPE cắt vừa vặn + túi chống tĩnh điện |
4. Lấp đầy khoảng trống, đừng để có chỗ hở
Khoảng trống trong hộp là kẻ thù đáng gờm, vì nó khiến sản phẩm trượt và va vào thành hộp. Lắc nhẹ hộp trước khi đóng lại, nếu nghe thấy tiếng đồ xê dịch nghĩa là chưa lấp đủ. Dùng giấy vò nhàu, hạt xốp hoặc túi khí nhồi chặt vào mọi ngóc ngách.
5. Đóng hộp bằng kỹ thuật H-Tape
Đừng chỉ dán băng keo một đường. Hãy dùng kỹ thuật dán băng keo hình chữ H, tức là dán chính giữa mối nối, rồi dán cả hai mép của nắp hộp, cả mặt trên lẫn mặt dưới. Cách này giúp chịu lực nén và ngăn nắp hộp bung ra khi bị đè lên.
6. Dán nhãn cảnh báo và chụp ảnh trước khi gửi
Dán sticker Hàng dễ vỡ / Fragile / Cấm đè lên ở vị trí dễ thấy, và nên chụp ảnh hoặc quay clip lúc đóng gói mỗi đơn hàng để làm bằng chứng. Nếu xảy ra khiếu nại, bạn sẽ có bằng chứng xác nhận với đơn vị vận chuyển và khách hàng ngay lập tức.
Khi đơn hàng nhiều lên, tiêu chuẩn đóng gói là cốt lõi
Vấn đề mà hầu hết người bán gặp phải là khi đơn hàng tăng vọt trong dịp chiến dịch lớn hoặc lễ hội giảm giá, việc tự đóng gói bắt đầu qua loa, vội vàng và chất lượng không ổn định. Đơn đầu tiên đóng gói chắc chắn, nhưng đơn thứ 200 có thể quên bỏ vật liệu chống va đập. Kết quả là tỷ lệ hàng hư hỏng tăng cao đúng vào thời điểm doanh số tốt nhất.
Đây chính là điểm mà hệ thống fulfillment như Flash Fulfillment có thể giúp được, bởi việc đóng gói được thực hiện theo cùng một tiêu chuẩn cho mọi món, dù là đơn thứ 1 hay thứ 1.000. Có quy định vật liệu chống va đập theo từng loại sản phẩm của mỗi SKU và có đội ngũ đóng gói bài bản, giúp bạn giảm hàng hư hỏng, giảm khiếu nại và có thời gian tập trung vào bán hàng và tiếp thị.
Tóm tắt các điểm quan trọng
- Hàng hư hỏng do lực rơi, lực nén và lực rung gây ra. Đóng gói tốt là hấp thụ những lực này
- Chọn hộp vừa vặn, chừa khoảng cách chống va đập quanh sản phẩm và lấp đầy khoảng trống thật chặt
- Bọc từng món riêng, chọn vật liệu phù hợp với loại sản phẩm và đóng hộp kiểu H-Tape
- Chụp ảnh trước khi gửi để làm bằng chứng khiếu nại
- Khi đơn hàng nhiều, tiêu chuẩn đóng gói có thể lặp lại được là chìa khóa quan trọng để kiểm soát chất lượng
Muốn mọi đơn hàng đến tay khách hàng trong tình trạng nguyên vẹn ngay cả trong mùa cao điểm? Hãy tìm hiểu thêm về cách hệ thống kho hàng và fulfillment giúp thiết lập tiêu chuẩn đóng gói cho doanh nghiệp của bạn, rồi tư vấn cùng đội ngũ Flash Fulfillment để tìm ra giải pháp phù hợp với sản phẩm của bạn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Nên dùng túi bưu điện hay hộp?
Tùy vào sản phẩm. Đồ không sợ lực nén như quần áo có thể dùng túi chống va đập, nhưng đồ dễ vỡ hoặc có hình dạng rõ ràng như mỹ phẩm, thiết bị điện tử thì luôn nên dùng hộp carton để chịu lực nén và lực va đập.
Chi phí vật liệu đóng gói có quá cao không?
Hãy thử so sánh chi phí vật liệu chống va đập chỉ vài baht mỗi hộp với chi phí hàng phải gửi lại, phí vận chuyển lặp lại và những đánh giá xấu theo sau. Đầu tư vào việc đóng gói tốt được xem là đáng giá hơn rất nhiều về lâu dài.
Nếu hàng vẫn hư hỏng dù đã đóng gói tốt thì nên làm gì?
Dùng ảnh chụp hoặc clip lúc đóng gói làm bằng chứng nộp khiếu nại với đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển, và nhanh chóng liên hệ khách hàng để giải quyết vấn đề kịp thời. Phản hồi tốt giúp giữ gìn mối quan hệ và điểm cửa hàng.
Dùng fulfillment rồi thì còn kiểm soát được tiêu chuẩn đóng gói không?
Được. Hệ thống fulfillment tốt sẽ cho phép bạn thiết lập yêu cầu đóng gói của từng SKU, ví dụ nhóm sản phẩm nào cần bọc xốp bong bóng bao nhiêu lớp, giúp bạn yên tâm rằng mọi đơn hàng đều được đóng gói theo tiêu chuẩn bạn mong muốn một cách đồng nhất.
